Privatlivspolitik

For kunder, samarbejdspartnere samt forbrugere og besøgende her på fk.dk, eller som i øvrigt har kontakt med FK Distribution A/S via andre medier, som telefon, e-mail, brev mv.

1. Beskyttelse af dit privatliv

FK Distribution A/S tager behandling af dine personoplysninger alvorligt. Vi sikrer rimelig og gennemsigtig databehandling i overensstemmelse med gældende regler om behandling af personoplysninger.

Denne privatlivspolitik fortæller, hvordan FK Distribution A/S og FK Distribution Fyn A/S (herefter FK Distribution A/S) behandler personoplysninger om jobansøgere i forbindelse med uopfordrede ansøgere, ansøgninger via vores webportal og i forbindelse med øvrig rekruttering, herunder via rekrutteringsbureauer.

Tillige har vi i privatlivspolitikken beskrevet, hvorledes oplysninger om referencepersoner behandles.

Vi opfordrer i øvrigt vores ansøgere til ikke at sende os følsomme oplysninger i forbindelse med rekrutteringen, herunder oplysninger om helbred og cpr-nummer mv. Du bør overstrege disse oplysninger, hvis de forekommer på den dokumentation, du sender til os.

2. Dataansvar og kontaktoplysninger

FK Distribution A/S er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi har modtaget og registreret om ansøgere i forbindelse med jobansøgninger til FK Distribution A/S og rekrutteringsprocessen i dette selskab.

North Media A/S er databehandler og varetager rekruttering på vegne og efter instruktion af FK Distribution A/S.

FK Distribution A/S kan kontaktes via følgende oplysninger:

FK Distribution A/S
CVR. nr. 26 89 97 37
Bredebjergvej 6
2630 Taastrup
Telefon: + 45 4343 9900
E-mail: hr@northmedia.dk

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os herom.

3. Vi behandler følgende oplysninger om dig

Vi behandler følgende såkaldte almindelige oplysninger om dig, som vi enten har modtaget fra dig selv, dine referencer eller fundet via sociale medier som fx LinkedIn, Facebook, X, Instagram eller via øvrige relevante søgninger på internettet:

Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, nuværende stilling

Ønsket stilling
Område-geografisk placering
CV, herunder oplysninger om kvalifikationer og kompetencer, dvs. uddannelse, eksamensbeviser, kurser, certificeringer, erhvervserfaring, sprogkundskaber og lignende
Foto (hvis medsendt af ansøger)
Referencer og kontaktoplysninger om disse (navn, telefonnummer og e-mail)
Videoer optaget af dig selv, hvis tilgængeligt på sociale medier som Facebook, X, Instagram mv.
Offentligt tilgængelige oplysninger på sociale medier om ansøgeren, herunder LinkedIn, Facebook, X, Instagram mv. (sådanne oplysninger noteres og gemmes ikke)
Evalueringsnoter og noter fra samtaler noteret af FK Distribution A/S i løbet af rekrutteringen (af leder og HR-personale), herunder oplysninger om løn/lønforventning
Resultater af tests – færdighedstest og personlighedstest
Eventuelle noter fra samtaler med referencer (som alene kontaktes efter samtykke)
Eventuelle oplysninger om kandidater modtaget fra rekrutteringsbureauer efter samtykke fra kandidaten

4. Formål og retsgrundlag for behandling

4.1 Formål

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er rekruttering til FK Distribution A/S

Vi behandler kun dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet.

Hvis det er sagligt i forhold til den stilling, du søger, og du har samtykket hertil, beder vi dig forevise os din straffeattest. Vi opbevarer ikke din straffeattest, men noterer alene, om vi har fået forevist en tilfredsstillende straffeattest i forhold til den pågældende stilling.

FK Distribution A/S opbevarer kun oplysninger om jobansøgere hos databehandlere inden for EU/EØS-området.

4.2 Retsgrundlag

Vi skal oplyse dig om vores retsgrundlag for behandling af dine oplysninger. Det er følgende:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om nødvendig behandling med henblik på indgåelse af aftale med den registrerede eller for at opfylde en aftale med den registrerede.
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f om legitim interesse f.s.v.a. tests og Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a f.s.v.a. straffeattest (forevisning).
Datebeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f om legitim interesse, hvor FK Distribution A/S’ legitime interesse er at besætte ledige stillinger med kvalificerede ansøgere.

5. Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjepart i forbindelse med rekrutterings-processen uden dit samtykke.

Hvis vi har modtaget dit samtykke hertil, kan vi videregive dine oplysninger;

I forbindelse med indhentning af referencer, og
Til navngivne koncernselskaber med henblik på en rekrutteringsproces i det pågældende selskab.
Vi bruger følgende databehandlere ved rekruttering:
HR-funktion (North Media A/S), mailudbydere, udbydere af rekrutteringssystem, udbydere af testsystemer og eventuelt rekrutteringsbureauer (sidstnævnte vil oftest selv være selvstændige dataansvarlige).

6. Referencepersoner

Vi behandler kontaktoplysninger om referencepersoner, såfremt du har angivet disse i forbindelse med din ansøgning eller giver os et konkret samtykke til at kontakte referencepersoner. Disse oplysninger videregives ikke og behandles af de ovenfor nævnte databehandlere i relevant omfang. Oplysningerne slettes på samme tidspunkt som ansøgningen.

7. Sletning

Personoplysninger om ansøgere, som har fået afslag på ansættelse, slettes hurtigst muligt og senest 6 måneder efter afslaget. Det inkluderer selve ansøgningen, alle fysiske og elektroniske kopier af CV’et og øvrige dokumenter/billeder modtaget i forbindelse med ansøgningen samt interne mails, noter og lignende samt testresultater.

8. Rettigheder

8.1 Kontaktoplysninger, hvis du vil benytte dine rettigheder

Såfremt du ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os gennem de kontaktoplysninger, som er oplistet øverst i privatlivspolitikken.

Ret til indsigt (se personoplysninger): Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder.
Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning af personoplysninger: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
FKD – Privatlivspolitik rekruttering FINAL FKD okt 2023 Side 4 af 4
Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Når vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet. Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som vi behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder.
Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis vi baserer vores behandling på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til vores behandling af dine personoplysninger helt eller delvist tilbage. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som vi har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Ret til indsigelse:

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring

Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på GDPR art. 6.1.f (interesseafvejning), se ovenfor under behandlingsgrundlag, har du til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod en sådan behandling af grunde, der måtte vedrøre din særlige situation.
Ligeledes har du en ubetinget ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, hvis vi behandler dine oplysninger med henblik på direkte markedsføring.
Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.
Du kan i øvrigt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du kan finde på www.datatilsynet.dk.

9. Klage

Såfremt du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet

Adresse: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefonnr.: + 45 33 19 32 00
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Opdateret oktober 2023. Dette dokument vil blive opdateret løbende.