Privatlivspolitik

For kunder, samarbejdspartnere samt forbrugere og besøgende her på fk.dk, eller som i øvrigt har kontakt med FK Distribution A/S via andre medier, som telefon, e-mail, brev mv.

1. Beskyttelse af dit privatliv

FK Distribution A/S tager behandling af dine personoplysninger alvorligt. Vi sikrer rimelig og gennemsigtig databehandling i overensstemmelse med gældende regler om behandling af personoplysninger. Denne privatlivspolitik fortæller, hvordan vi behandler dine personoplysninger ved besøg på hjemmesiden fk.dk. 

 

2. Dataansvar og kontaktoplysninger

FK Distribution A/S er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om dig og når du bruger vores hjemmeside. Dataansvarlig er den virksomhed, der afgør til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af persondata i en specifik situation.  Du ejer de af dine persondata, vi behandler i forbindelse med brug af hjemmesiden og kontakt med FK Distribution. Hvis du har spørgsmål til, hvordan vi behandler dine personoplysninger, eller du ønsker at udnytte dine persondatarettigheder, kan du altid kontakte os eller ringe på nedenstående nummer:

 

FK Distribution A/S
CVR. nr. 26 89 97 37
Bredebjergvej 6
2630 Taastrup
Telefon: + 45 4343 9900
E-mail: fkgdprindsigt@fk.dk

 

Hvis du vil klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du sende en mail til fkgdprindsigt@fk.dk. Der henvises i øvrigt til klagevejledningen i pkt. 15.

 

3. Vi behandler følgende oplysninger om dig

Når du besøger vores hjemmeside www.fk.dk sender den browser, som du bruger på din enhed, automatisk IP-adressen på den internetforbundne enhed, som besøger hjemmesiden:

  1. Dato og tidspunktet for adgangen
  2. Navn og URL på den fil, der hentes
  3. Den hjemmeside/applikation, som blev brugt til at få adgang (referer-URL), den browser, du bruger, og eventuelt operativsystemet på din internetforbundne computer samt navnet på din internetudbyder

På vores hjemmesides server lagres oplysningerne midlertidigt i en såkaldt logfil til brug for følgende formål:

  1. Sikring af en smidig etablering af forbindelse
  2. Analyse af systemets sikkerhed og stabilitet

Vores legitime interesse følger de ovenfor anførte formål med databehandlingsaktiviteterne, samt det samtykke du har givet os via cookie samtykket du møder, når du starter med at surfe på vores hjemmeside, jævnfør databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

 

Du bestemmer selv over dine data.  Vi skal indhente dit samtykke for at kunne bruge/sætte cookies (dvs. placere cookies på din tablet/computer/telefon). Du har derfor, når du surfer på hjemmesiden, mulighed for at selv at give samtykke eller afvise de cookies, vi kan sætte på din enhed. Du kan afvise alle typer cookies på nær nødvendige cookies, som er nødvendige tekniske cookies der får vores hjemmeside til at fungere på din pc/tablet/mobiltelefon.

 

4. Hvis du er kunde/ samarbejdspartner/leverandør indsamler og behandler vi følgende personhenførbare data om dig: 

Almindelige kontaktoplysninger om kunder/samarbejdspartnere/leverandører og deres kontaktpersoner og øvrige kunde-/leverandørhenvendelser. Oplysninger om kontaktpersoner kan stamme fra arbejdsgiveren eller fra dig selv. Herudover registrerer vi lovpligtige oplysninger om samarbejdspartnere og deres medarbejdere.

 

Det juridiske grundlag for behandlingen af persondata stammende fra kunder/leverandører/samarbejds-partnere findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b), hvor behandling er nødvendig/lovlig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt, samt forfølgelse af en legitim interesse fra FK Distributions side, databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), hvilken består i at drive distributions forretning. 

 

5. Hvis du er forbruger og kontakter os vedrørende en reklamation, indsamler og behandler vi følgende personhenførbare data:

  • Navn
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer (hvis oplyst)
  • Adresse
  • Reklamationens genstand
  • Status på omdeling som rapporteres af forbrugeren
  • Hvis du kontakter os via hjemmesiden, behandles i øvrigt de personhenførbare data, der beskrives i pkt. 3.

Det juridiske grundlag for behandlingen dine persondata, vores legitime interesse, findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Vores legitime interesse begrundes i at optimere vores forretning ved at behandle din klage og forbedre vores distribution til gavn for de registrerede.

 

6. Hvis du er forbruger og kontakter os vedrørende en NEJTAK ORDNINGEN, indsamler og behandler vi følgende personhenførbare data: 

  • Navn
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer (hvis oplyst)
  • Adresse
  • Hvad henvendelsen drejer sig om

Det juridiske grundlag for behandlingen dine persondata, vores legitime interesse, findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Vores legitime interesse begrundes i at optimere vores forretning ved at behandle din klage og forbedre vores distribution til gavn for de registrerede.

 

7. Hvis du søger et job hos os indsamler vi og behandler følgende personhenførbare data. 

Når du ansøger om et job hos FK Distribution, vil vi behandle en række personoplysninger om dig. Vi behandler de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre bilag, som du har vedlagt din ansøgning. Vi behandler også de oplysninger, som du selv oplyser under en eventuel ansættelsessamtale.

 

I nogle tilfælde vil du blive bedt om at gennemføre en personligheds- og færdighedstest som en del af rekrutteringsprocessen. Resultatet anvender vi som et element i vores vurdering af, om du har den rette profil til den konkrete stilling.  FK Distribution ønsker ikke at behandle oplysninger om dit cpr-nummer eller andre særligt følsomme oplysninger (helbredsoplysninger, seksuelt tilhørsforhold mv) i ansættelsesprocessen. Vi beder dig derfor slette dit cpr-nummer og andre særligt følsomme oplysninger, hvis de fremgår af de dokumenter, du vil sende til os.

 

Det juridiske grundlag for behandlingen af dine persondata, vores legitime interesse, i ansættelsesprocessen findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Vores legitime interesse begrundes i at finde den bedst mulige ansøger til jobbet. I de tilfælde vil vi indhente referencer mv., hvilket sker på basis af dit skriftlige samtykke, som beskrevet i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

 

8. Hvis du er forbruger og kontakter os vedrørende adresseret distribution (eks. magasiner og blade adresseret direkte til dig) indsamler vi og behandler vi følgende personhenførbare data.

  1. Navn
  2. Adresse
  3. Distributionens genstand

Herudover behandler vi data fra Robinsonlisten og Nej tak-ordningen, samt vores egen NejTak+ ordning i forbindelse med særlig distribution.  Robinsonlisten indeholder adressedata og oplysninger om navne på alle nuværende og tidligere tilmeldte på listen. FK Distribution administrerer ikke Robinsonlisten. Nej tak-ordningen indeholder adressedata og navn, som du har oplyst, ved tilmelding til ordningen.

 

Retsgrundlaget ved Distributionsvirksomhed:

 

Varetagelse af vores lovlige distributionsvirksomhed jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om opfyldelse af en kontrakt eller databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, hvor FK Distribution A/S' legitime interesse er at drive distributionsvirksomhed. 

 

9. Fysisk besøgende på vores lokationer. TV-overvågning

9.a Fysisk besøgende på vores lokationer. TV-overvågning

FK Distribution foretager tv-overvågning af en række arealer, uden- og indendørs, på vores lokationer i Høje Taastrup og Tilst. Det indebærer, at der optages (behandles) personoplysninger af medarbejdere, gæster og andre der befinder sig på de overvågede områder. Dette har vi bl.a. mulighed for som følge af reglerne i tv-overvågningsloven. Formålet med tv-overvågningen er at forebygge og opklare kriminalitet.

 

Der foretages ikke overvågning af områder med almindelig færdsel. Overvågningen foretages med kameraer, der er aktive 24 timer i døgnet. Der er opsat behørig skiltning i receptionen og ved indgange/indkørsler til vores lokationer, samt ved de indendørs arealer der overvåges. Kun få, relevante medarbejdere har adgang til de optagelser, der er relevante for deres område.

 

9.b Retsgrundlaget for TV-overvågningen

Retsgrundlaget for behandlingen er loven om TV-overvågning og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. FK Distribution forfølger dermed den legitime interesse, at det er nødvendigt at behandle de pågældende personoplysninger med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet samt for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

 

10. Hvor stammer dine personoplysninger fra?

10a. Personoplysninger vi indsamler fra dig

Vi indsamler og behandler personoplysninger om dig, som vi får når du kontakter os enten telefonisk, via mail, tilmelder dig Reklamer Nej tak ordningen, NejTak+ ordningen eller ved at du navigerer på vores hjemmeside, som beskrevet ovenfor.

 

10b. Personoplysninger om dig vi får fra andre end dig

Vi indsamler og behandler personoplysninger om dig som vi får fra:

  1. CPR-registeret
  2. Telefonselskaber
  3. Kunder/annoncører/leverandører i forbindelse med en omdelingsopgave og Robinsonlisten i forbindelse med planlægning af en omdelingsopgave

 

11. Vi videregiver dine data til vores nødvendige samarbejdspartnere:

  1. Eksterne samarbejdspartnere, som kan behandle reklamationer, der er indkommet i deres distributions område (alene selskaber i Danmark)
  2. Vores underleverandører på distribution af tryksager

 

12. Databehandlere:

For at kunne yde dig den bedste service anvender vi følgende databehandlere, som i forbindelse med leveringen af deres ydelse behandler dine data:

  • Pentia
  • Microsoft Azzure
  • Launch Darkly
  • Google

 

13. Overførelse til tredjeland

 

13.1 Vi vil til visse databehandlere; LaunchDarkly, overføre dine personoplysninger til USA, som ikke er et sikkert tredjeland.

 

13.2 Overførselsgrundlaget er EU-Kommissionens standardkontrakt. EU-Kommissionens standardkontrakter er udstedt med hjemmel i databeskyttelsesdirektivet og er gyldigt overførselsgrundlag ved overførsel til henholdsvis en dataansvarlig eller en databehandler uden for EU.

 

14. Sletning m.v.

14.a Besøgende på vores hjemmeside:

Data om din onlineadfærd på vores hjemmeside slettes, når den ikke længere er relevant for sit formål og som udgangspunkt senest 24 måneder efter indsamlingen.

 

14.b Kunder/samarbejdspartnere/leverandører og kontaktpersoner:

Oplysninger om kunder og kontaktpersoner hos disse slettes senest 2 år efter endt kundeforhold, medmindre der er en saglig grund til længere opbevaring, herunder verserende tvist. Bogføringsrelevante oplysninger opbevares dog i 5 år plus indeværende regnskabsår.

 

14.c Forbrugere (ved reklamationer):

Vi beholder som udgangspunkt disse data i 12 måneder efter distribution med henblik på at kunne yde forbrugerne den bedste service, hvorefter de anonymiseres.

 

14.d Distribution (adresseret):

Databasen med adresser i Danmark opbevares til stadighed til brug for vores distribution, men ajourføres jævnligt på baggrund af eksempelvis opdateringer, som vi modtager fra kommuner mv. Ved distribution foretaget for samarbejdspartnere baseret på en adresseliste, sletter vi data, navn og adresse senest 24 måneder efter omdelingen er foretaget. Bogføringsrelevante oplysninger opbevares dog i 5 år plus indeværende regnskabsår.

 

14.e Distribution (uadresseret):

Databasen med adresser i Danmark opbevares til stadighed til brug for vores distribution, men ajourføres jævnligt på baggrund af eksempelvis opdateringer, som vi modtager fra kommuner mv. 

 

15. Dine rettigheder

Såfremt du ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte os gennem de kontaktoplysninger, som er oplistet øverst i privatlivspolitikkens pkt. 2.

  • Ret til indsigt (se personoplysninger): Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder.
  • Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet.
  • Ret til sletning af personoplysninger: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
  • Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
  • Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Når vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet. Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som vi behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder.
  • Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
  • Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis vi baserer vores behandling på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke til FK Distribution A/S' behandling af dine personoplysninger helt eller delvist tilbage. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som FK Distribution A/S har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket. Hvis du tilbagekalder dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

 

Du kan i øvrigt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du kan finde på www.datatilsynet.dk

 

Hvis der i forbindelse med din anmodning om brug af dine rettigheder hersker rimelig tvivl om din identitet, har vi ret til at anmode om yderligere oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet. I sådant tilfælde vil vi behandle og registrere disse yderligere oplysninger om dig til dette formål, idet vi vil begrænse omfanget af sådanne data samt vores behandling heraf mest muligt.

 

16. Klage 

Såfremt du ønsker at klage over FK Distribution A/S' behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

 

Datatilsynet
Adresse: Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Telefonnr.: + 45 33 19 32 00
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

 

Opdateringer

Denne privatlivspolitik er senest opdateret marts 2021 og vil løbende blive opdateret.